bloeikracht_courbet

Hoort iedereen mij?

Laat jij geplande live bijeenkomsten komende tijd doorgaan? Hoe pas je deze aan, gezien COVID-19? Of overweeg je om de bijeenkomst online te gaan aanbieden? En wat komt daar bij kijken?

Als je verantwoordelijk of betrokken bent bij de organisatie van inhoudelijke bijeenkomsten, dan herken je deze vragen ongetwijfeld. Misschien heb je geplande bijeenkomsten tot nu toe uitgesteld, maar wordt de roep om wat te doen sterker. Ondanks dat we niet weten hoe de komende maanden zullen verlopen. Ik help je graag op weg met onderstaande tips.

De basis van een online bijeenkomst

  • Stel het doel van de bijeenkomst scherp
    Waarom wil je deze bijeenkomst organiseren? Voor wie, wanneer, met wie… Heb je dit al scherp? Mooi! Zo niet, pak dan nu de tijd om dit op papier te zetten en om een stevige basis te leggen. Een goed begin is het halve werk!

Een doel van een bijeenkomst is niet zozeer kennis delen of netwerken. Waarom komen we echt bij elkaar? Waarom is het het waard om samen te komen? Is dat om nieuwe samenwerkingen tot stand te brengen? Om advies in te winnen bij een uitdaging? Om stakeholders mee te laten werken aan innovaties? Om aan oplossingen te werken voor maatschappelijke vraagstukken? Of om als persoon/ bedrijf/ organisatie/ netwerk te groeien door kennis en vaardigheden te ontwikkelen?

  • Zorg voor een goed sessie ontwerp
    Bovenstaande is de basis van je sessie ontwerp. Van daaruit denk je verder na over het programma, werkvormen, sprekers en content. Bedenk daarbij dat je te maken hebt met deelnemers die vanuit hun eigen werkplek (met bijkomende afleidingen) meedoen aan de sessie in plaats van iedereen in dezelfde ruimte. Hoe houd je de aandacht vast? Hoe zorg je voor interactie en betrokkenheid?

  • Maak slim gebruik van de juiste online tools
    Afhankelijk van het doel van je bijeenkomst en wat je in de toekomst verder gaat doen, bepaal je welke online tools/ software geschikt zijn om te gebruiken. Wees daarbij slim en pragmatisch. Wil je live interactie in je bijeenkomst en maak je/ maakt de organisatie al gebruik van bijvoorbeeld Zoom of Microsoft Teams? Wellicht voldoet dit dan al prima aan wat je nodig hebt. Laat je niet afschrikken door het aanbod van webinarsoftware en andere tools. Wat je ook gebruikt, uiteindelijk hangt het slagen van je bijeenkomst veel meer af van de factoren waarover je al heel goed hebt nagedacht in het sessie ontwerp.

Wil je hierover verder sparren en van gedachten wisselen? Ik denk tijdens een vrijblijvend adviesgesprek graag met je mee hoe je jouw bijeenkomsten online kunt gaan aanbieden en welke kansen je daarbij kunt benutten. Tijdens dit gesprek bespreken we:

  • het waarom, voor wie, wanneer, met wie, waar en het wat van een bijeenkomst
  • jouw ideeën en vragen
  • of en hoe ik je kan helpen bij het ontwikkelen en organiseren van online bijeenkomsten

Afbeelding: De wanhopige (1843-45), Gustave Courbet


bloiekracht_escher

Lees ook: Een goed begin is het halve werk
Een goed doordacht concept en een concreet plan met heldere doelstellingen is de basis van je bijeenkomst. Daarmee zorg je dat de bijeenkomst, offline of online, daadwerkelijk van betekenis en waarde is voor deelnemers èn bijdraagt aan het grotere geheel en ambities van de organisatie.